Las reuniones de trabajo son una de las cosas más necesarias para la productividad de las empresas, aun así, a veces encontramos difícil sacarles el máximo provecho a estas, por diferentes distracciones o problemas, por esto es importante saber como poder sacarles todo el provecho que puedas.

Lo primero es tener una estructura de la reunión clara antes de comenzar, una tabla de contenidos o un dibujo de un esquema para así saber cómo proceder y de qué temas específicos van a hablar.  También es importante mantener todo breve y conciso, parece algo simple de realizar, pero al empezar a hablar se tiende a irse por las ramas, en vez de abordar el tema directamente.

No abuses de las herramientas, a veces al presentar algo las diapositivas se vuelven una gran ayuda, pero muy a menudo las personas abusan de estas, llenándose de texto y leyendo gran parte de esta. La idea es que sea una herramienta no todo lo que se vaya a decir, regular esto ayudará a que las reuniones sean mejores.

Resume el contenido de tu reunión de trabajo, se puede hacer tradicionalmente con hoja y papel o si no grabarla o escribirla en el computador. Así es como tus notas serán utilices y podrás saber los temas sacados de la reunión y compartir estas notas con los colaboradores. Otro gran consejo es no invitar demasiada gente, cuando hay demasiada gente se saturan los temas y es más complicado abordar todo. Si quieres una discusión, donde todos participen y compartan su opinión, puedes usar la «Regla de las 2 pizzas». Esta regla fue respaldada por Jeff Bezos, el CEO de Amazon. Establece que si un equipo no puede ser alimentado con 2 pizzas – entonces el tamaño de un equipo debe ser reducido. Por supuesto, eso simplifica en exceso los casos de la vida real, pero ya captas la idea. Cuando sea posible, organiza una reunión entre 5-8 personas.

Intenta que las personas a tu alrededor se sientan cómodas y resuelvan las dudas que puedan salir en la reunión, siempre es importante tener las opiniones de los colaboradores.